Mise à jour de la documentation générale:
La documentation générale n'est fiable que si elle est régulièrement mise à jour, au fur et à mesure des changements qui peuvent affecter soit la situation juridique (transfert de propriété, mutation partielle ou partage), soit la situation physique des immeubles (déplacement de limite pour cause de constructions nouvelles, passage d'une route, changement de culture, d'érosion ou dépôt naturel d'alluvions).
La conservation cadastrale a pour objet de tenir à jour des documents constitués (plans, matrices, état de section) à jour de toutes les mutations et autres changements intervenus (vente, donation, partage, EDD, lotissement ...):
Tout changement affectant la situation juridique de l'immeuble donne lieu obligatoirement à l'intervention du rédacteur d'acte (notaire...) du géomètre agrée (pour l'établissement du document d'arpentage ...), du cadastre (en sa qualité de détenteur du document cadastral initial) et de la conservation foncière (détentrice du fichier immobilier).
Tout changement affectant la situation physique de l'immeuble est constaté lors des tournées périodique du cadastre, ou selon les renseignements communiqués par l'APC
Quelque repères méthodologiques:
Si le numéro d'ilot est connu : il faut consulter les états de sections pour connaitre le nom du propriétaire présumé à partir des numéros de parcelle.
Si le nom du propriétaire présumé est connu : il faut consulter les tables des comptes de la matrice, puis les matrices elles-mêmes, pour retrouver le numéro d'ilot.
Si la localisation seule est connue (adresse, lieu dit ...) ile est recommandé de consulter :
- le tableau d'assemblage de la commune concernée pour y repérer la section;
- le plan de la section recherchée pour y repérer le numéro de parcelle;
- l'état de sections du cadastre ancien où l'on trouvera les renseignements sur l'identité du propriétaire présumé.
- la table des comptes de la matrice cadastrale pour y repérer le numéro de compte correspondant au propriétaire indiqué dans l'état de section;
- la matrice cadastrale pour y trouver la fiche nominatif du propriétaire (Matrice cadastrale) la quelle comprend autant de ligne qu'il y a de bien, en fournissant pour chaque bien les renseignements nécessaire (numéro d'ilot, parcelle, lot, superficie, nature juridique ...